Arbeitgeberportal

Registrierte Mitglieder haben mit dem Arbeitgeberportal die Möglichkeit Meldungen für ihre Beschäftigten online durchzuführen:

• Datenträger (DT) für Beitragsmeldungen
• Beitragsmeldungen (Einzelmeldungen)
• Erstanmeldungen (Versicherte)
• Anfragen Versicherungsnummer
• Mutterschutzzeiten
• Entgeltumwandlungsbeiträge

Ein hohes Maß an Datenschutz ist uns wichtig, aus diesem Grund ist jedem Sachbearbeiter ein, von Ihnen zu bestimmender, Administrator vorgeschaltet.

Für Sie als Mitglied verursacht die Benennung eines Administrators einen minimalen Aufwand. Jeder von Ihnen namentlich benannte Mitarbeiter, der Administrator werden soll, muss den Registrierungsprozess abschließen und den vollständig ausgefüllten Antrag an uns unterschrieben zurücksenden. Nach Überprüfung des Antrags erhält der Mitarbeiter seine Zugangsdaten per Post. Wurde der Registrierungsprozess erfolgreich abgeschlossen, ist der namentlich benannte Mitarbeiter Administrator.

Die Administratoren erhalten automatisch auch die Berechtigung für alle zum Mitglied zugehörigen Abrechnungsstellen.

Der Administrator:

• erhält einen Zugang für die Benutzerverwaltung des Arbeitgeberportals. Damit legt er Sachbearbeiter an, vergibt und verwaltet die entsprechenden Berechtigungen der Sachbearbeiter, welche die einzelnen Service-Funktionen des Arbeitgeberportals nutzen werden.
• erwirbt aufgrund der Autorisierung als Administrator ebenfalls Nutzungsrechte für die Service-Funktionen des Arbeitgeberportals.
• trägt die Verantwortung für die Vergabe der Nutzungsberechtigungen der Sachbearbeiter.
• ist verpflichtet, jede relevante Änderung der Berechtigungen (z.B. Arbeitsplatzwechsel) in der Benutzerverwaltung vorzunehmen.

 
Um im Urlaubs- oder Krankheitsfall den einwandfreien Portalzugang sicherzustellen, empfehlen wir, zwei Administratoren zu bestimmen.

Für die Benutzung des Arbeitgeberportals wird einer der folgenden Browser benötigt:

• Chrome
• Edge
• Firefox
• Safari

Außerdem muss JavaScript in allen Browsern aktiviert sein (dies entspricht in der Regel den Standardeinstellungen).

Um Datenträger (Datensätze mit Beitragsmeldungen) im Portal hochladen zu können, muss zuerst ein Antrag auf Zulassung zur Teilnahme an der automatisierten Datenübermittlung gestellt werden. Der Antrag ist vom Mitglied oder dessen Meldestelle (Rechenzentrum, Steuerberater etc.) schriftlich (Antragsvordruck) bei der VddB bzw. VddKO zu stellen.

Wie ist der Ablauf?

1. Sie teilen uns per E-Mail (an info@arbeitgeberportal-vbo.de) mit, dass Sie an der automatisierten Datenübermittlung teilnehmen wollen.
   
   
2. Anschließend übermitteln wir Ihnen per E-Mail folgende Dokumente:
   • Antragsvordruck
   • Musterdatei
   • Vollzugsvorschrift für ein einheitliches Verfahren der automatisierten Datenübermittlung (DATÜV) bei Nutzung des Arbeitgeberportals
     
     
3. Die Vollzugsvorschrift regelt die automatisierte Datenübermittlung zwischen der VddB bzw. VddKO und ihren Mitgliedern sowie deren Abrechnungsstellen im Rahmen des Meldeverkehrs über das elektronische Arbeitgeberportal.
   Die technischen Anforderungen an die automatisierte Datenübermittlung werden gesondert in der „Beschreibung der Automatisierten Datenübermittlung über das Arbeitgeberportal - AGPVBO - bei Verwendung des Dateiformats TXT“ und in der „Beschreibung der Automatisierten Datenübermittlung über das Arbeitgeberportal - AGPVBO - bei Verwendung des Dateiformats CSV“ definiert. Die Musterdatei zeigt den Aufbau der Datei.
   
   Haben Sie die Anforderungen erfolgreich bei Ihnen umgesetzt, können Sie uns den ausgefüllten und unterschriebenen Antrag und Ihre Testdatei per E-Mail (nicht über das Portal) zurücksenden.
   
   
4. Nach erfolgreicher Prüfung des Antrags und der Testdatei wird das Mitglied zur Teilnahme an der automatisierten Datenübermittlung zugelassen. Sie erhalten hierüber schriftlich Mitteilung. Wir geben Ihnen auch Rückmeldung zu welchem Zeitpunkt Sie mit einem Datenträger starten können.
   
   Der Start ist abhängig von den bisher eingereichten Einzel-Beitragsmeldungen und kann sofort oder erst zum neuen Geschäftsjahr erfolgen.

Die „Vollzugsvorschrift für ein einheitliches Verfahren der automatisierten Datenübermittlung (DATÜV) bei Nutzung des Arbeitgeberportals“ können Sie auch vorab in unserem Downloadcenter herunterladen. 

Was ist zu beachten:

• Die Zulassung erfolgt standardmäßig für den monatlichen Datenträgeraustausch (DTA)
  
  
• Grundsätzlich ist eine Beitragsmeldung für den Versicherten unmittelbar nach dem Ausscheiden, sowie bei einer Unterbrechung des Beschäftigungsverhältnisses von mehr als einem Kalendermonat zu erstellen.
  
  
• Die Umstellung auf DTA kann zum sofortigen Zeitpunkt oder erst zum Jahreswechsel (neues Geschäftsjahr) erfolgen. Das wird von Fall zu Fall geprüft und ist abhängig von den im aktuellen Geschäftsjahr übermittelten Einzel-Beitragsmeldungen.
  
  Beispiel:
  Wurden bereits Einzel-Beitragsmeldungen als Jahresmeldung (Beitragszeit von/bis 01.01.-31.12.) übermittelt, kann für diese Meldungen mit diesem Zeitraum kein Datenträger vom Typ Korrektur oder Storno übermittelt werden (z.B. Korrektur und Storno für November). In diesem Fall würde ein Start für den DTA erst zum Jahreswechsel in Frage kommen.